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Organiser une assemblée générale ordinaire

L'assemblée générale (AG) est l'occasion de rendre compte de l'activité d'une association, faire état de ses finances mais également de débattre des orientations prises ou à prendre voire d'acter des choix. Une bonne préparation est indispensable pour faire de ce moment clé de la vie démocratique un événement agréable et convivial. Contrairement aux idées reçues, la loi n'impose aucune forme ni contenu, le formalisme fréquemment tient soit à son inscription dans les statuts soit à l'usage.
Les statuts font la loi
Qui convoque l'assemblée générale ? À quelle fréquence ? Quel est le délai de convocation ? Qui vote à l'assemblée générale ? Comment est validée une décision ? Etc.
Les modalités d'organisation d'une AG sont propres à chaque association et fixées par ses statuts.
En cas de silence des statuts, on se réfère aux usages antérieurs de l'association et à la jurisprudence.
Convocation
- Si la convocation, dans ses modalités ou sa forme, ne respecte pas les statuts, l'ensemble des décisions prises est irrégulier et peut être invalidé ;
- Le délai de convocation doit être suffisant pour garantir l'égalité des membres et le bon fonctionnement de l'association. Usuellement, un délai de 15 jours est estimé raisonnable. Le mode de convocation doit permettre à tous d'avoir l'information ;
- La convocation doit mentionner le nom de l'association et l'adresse de son siège social, la date, le lieu et l'heure de la réunion, l'ordre du jour mais aussi la date de la convocation et la signature de son auteur ;
- À défaut de précision dans les statuts, tous les membres de l'association (y compris ceux qui ne sont pas à jour du paiement de leur cotisation) doivent être convoqués à l'AG et peuvent y participer.
Rapports
Compte-rendus
Démarches postérieures
Animations
- Fournir en amont des documents clairs et pédagogiques (comptes représentés sous forme graphique par exemple) ;
- Structurer le temps d'intervention et prévoir des présentations rapides pour laisser du temps aux demandes de précision et débat ;
- Désigner un animateur qui sera maître du temps et passera la parole ;
- Utiliser des méthodes d'animation de débat facilitant l'expression de tous
- ...
Notre point de vue d'assureur
L'association étant assurée pour ses activités, l'organisation d'une AG ne nécessite pas de précautions supplémentaires. Il peut cependant être utile de contacter son assureur si l'organisation de l'AG nécessite un déplacement particulier, a lieu dans un local non assuré par l'association ou fait appel à des intervenants extérieurs. Une petite vérification évitera les mauvaises surprises.
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